Bemiddelen of in eigen naam: het verschil voor uw omzet en uw btw
De eerste vraag bij elk boekingskantoor is hoe de contracten lopen. Daar hangt bijna alles van af: wat uw omzet is, welk btw-tarief u rekent en wie er loonheffing moet inhouden. Er zijn twee vormen, en in de praktijk lopen ze nogal eens door elkaar.
- U bemiddelt op naam van de artiest. Het contract loopt tussen de organisator en de artiest; u brengt ze samen. Dan is alleen uw commissie omzet, en daarover rekent u 21% btw. De gage zelf loopt via een tussenrekening door naar de artiest.
- U contracteert in eigen naam. U sluit zelf een overeenkomst met de organisator én met de artiest. Dan is de hele gage omzet van uw kantoor, en vallen beide overeenkomsten, met uw vergoeding voor de bemiddeling, onder het 9%-tarief.
Wij lezen uw contracten en uw algemene voorwaarden, en richten de administratie in op de vorm die er echt staat. Werkt u in de praktijk anders dan op papier, dan zeggen wij dat ook.
Gages per artiest op een tussenrekening
Bemiddelt u op naam van de artiest, dan is de gage die binnenkomt niet van u. Wij boeken hem op een tussenrekening per artiest, met daartegenover uw commissie, de kosten die u voorschiet en de uitbetaling. Zo ziet u op elk moment wat er per artiest nog openstaat, en sluit de tussenrekening aan het eind van het jaar op precies het bedrag dat u nog moet uitbetalen.
Artiestenafrekeningen en facturen namens de artiest
Veel kantoren maken de factuur aan de organisator namens de artiest, of sturen de artiest een afrekening per show of per maand. Wij zorgen dat die stukken in de administratie bij elkaar komen: de factuur aan de boeker, de afrekening aan de artiest, de commissie en de betaling. Welke vorm u ook gebruikt, de afspraken daarover horen vast te liggen; wij kijken mee of uw stukken en uw contracten op elkaar aansluiten.
Boekers in het buitenland
Een show in Duitsland, een festival in België, een club in Spanje: voor een dienst aan een buitenlandse zakelijke afnemer telt het land van die afnemer. Binnen de EU stuurt u een factuur zonder btw met de vermelding ‘btw verlegd’; het bedrag komt in rubriek 3b van uw btw-aangifte en in de opgaaf ICP. Is de afnemer gevestigd buiten de EU, dan komt de dienst niet in uw btw-aangifte en ook niet in de opgaaf ICP.
De opgaaf ICP moet binnen zijn op de laatste dag van de maand na het tijdvak; voor diensten mag u kiezen voor een opgaaf per kwartaal. Wij zorgen dat het totaal precies aansluit op rubriek 3b. Meer daarover op de pagina over de btw-aangifte en de opgaaf ICP.
Loonheffing bij optredens
Bij optredens in Nederland speelt ook de artiestenregeling in de loonheffing. Wie inhoudingsplichtig is, hangt af van wie met de artiest contracteert. Contracteert de organisator rechtstreeks met de artiest, dan ligt de plicht bij de organisator. Contracteert uw kantoor in eigen naam en betaalt het de gage door, dan kan die plicht bij uw kantoor liggen.
Woont de artiest in Nederland, dan kunnen artiest en opdrachtgever samen kiezen voor een opting-out: schriftelijk, en gesloten vóór de eerste betaling. Woont de artiest in een land waarmee Nederland een belastingverdrag heeft, dan geldt de regeling niet, maar zijn er wel administratieve verplichtingen. Wij kijken of uw contracten daarop zijn ingericht.
Cijfers per artiest, per show en per maand
Een boekingskantoor wil meer weten dan de winst over een jaar. Wij richten Exact Online in met projecten per artiest, zodat u per artiest en per maand ziet wat er aan commissie binnenkwam en wat er aan kosten tegenover stond. Werkt u met boekingssoftware, zoals Artistu, dan sluiten wij aan op de gegevens daaruit, zodat shows, facturen en betalingen dezelfde nummers houden.
Ook voor uw artiesten
Uw artiesten hebben hun eigen administratie, met dezelfde afrekeningen van de andere kant. Wij werken ook voor artiesten en muzikanten en voor DJ's en producers. Omdat wij beide kanten kennen, sluiten de afrekening van uw kantoor en de boekhouding van de artiest op elkaar aan. Lees ook hoe wij werken voor de hele evenementensector, hoe het werkt met het klantportaal en hoe een overstap van boekhouder verloopt.
Veelgestelde vragen
Is de gage die wij ontvangen onze omzet?
Dat hangt af van hoe de agency contracteert. Bemiddelt de agency op naam van de artiest, dan is alleen de commissie omzet van de agency, met 21% btw, en loopt de gage via een tussenrekening door naar de artiest. Contracteert de agency in eigen naam met zowel de artiest als de organisator, dan is de hele gage omzet van de agency en valt die, met de vergoeding voor de bemiddeling, onder het 9%-tarief. Wij richten de administratie in op de vorm die in uw contracten staat.
Welk btw-tarief geldt voor onze commissie?
Bemiddelt u op naam van de artiest, dan rekent u 21% over uw commissie. Contracteert u in eigen naam met artiest en organisator, dan valt alles, ook uw vergoeding voor de bemiddeling, onder 9%.
Moeten wij loonheffing inhouden voor de artiesten die wij boeken?
Dat kan, als uw kantoor in eigen naam met de artiest contracteert en de gage doorbetaalt. Woont de artiest in Nederland, dan kunnen artiest en opdrachtgever samen kiezen voor een opting-out: schriftelijk en vóór de eerste betaling. Wij lopen uw contracten daarop na.
Werken jullie met onze boekingssoftware?
Wij sluiten aan op de gegevens uit uw boekingssoftware, zoals Artistu, en zetten ze in Exact Online. Zo houden shows, facturen en betalingen dezelfde nummers. Gebruikt u een ander pakket, dan kijken wij in de kennismaking wat er mogelijk is.
Kunnen jullie ook onze artiesten helpen?
Ja. Wij voeren ook de administratie van artiesten, muzikanten en DJ's. Dan sluiten de afrekeningen van uw kantoor en de boekhouding van de artiest op elkaar aan.