Een administratie die per editie leeft
Bij een festival lopen de geldstromen niet gelijk met het boekjaar. De voorverkoop begint maanden voor de editie, sponsorcontracten lopen soms over meerdere jaren, en de rekeningen van podiumbouw, beveiliging en artiesten komen pas na afloop binnen. Wie alleen naar de winst per jaar kijkt, ziet niet of een editie geld heeft gekost of opgeleverd. Wij richten Exact Online daarom in met een project per editie, zodat inkomsten en kosten bij de juiste editie terechtkomen.
Ticketing en voorverkoop
Tickets verkoopt u meestal via een ticketplatform dat de opbrengst later uitbetaalt, met servicekosten en een eigen afrekening. Wij boeken de afrekeningen van het platform per editie en houden de voorverkoop apart, zodat u ziet wat er al binnen is voor een editie die nog moet komen. Voor de toegang tot concerten en festivals geldt het verlaagde btw-tarief van 9%; de verhoging die voor 2026 was aangekondigd, is niet doorgegaan.
Horeca, munten en cashless betalen
Op het terrein betalen bezoekers met munten, een polsbandje of een cashless kaart. Het geld komt binnen voordat er iets is verkocht, en wat niet wordt gebruikt, wordt soms terugbetaald. Hoe en wanneer de btw daarover meetelt, richten wij per festival in, op basis van uw systeem en uw afspraken met de horeca. Opwaarderingen, verkopen en terugbetalingen krijgen elk een eigen plek in de administratie.
Artiesten boeken
Boekt u artiesten, dan speelt de artiestenregeling in de loonheffing. Treedt een artiest op via een kortlopende overeenkomst, dan moet wie de gage betaalt in beginsel loonheffing inhouden, ook als de artiest een eigen onderneming heeft. Met een artiest die in Nederland woont, kunt u samen kiezen voor een opting-out: schriftelijk en vóór de eerste betaling. Woont de artiest in een land waarmee Nederland een belastingverdrag heeft, dan geldt de regeling niet, maar zijn er wel administratieve verplichtingen.
Komt de artiest via een boekingskantoor, dan hangt het van de contracten af wie moet inhouden. Wij lopen ze met u na voordat het seizoen begint.
Hotels en reizen voor artiesten en crew
Hotels voor artiesten en crew zijn een flinke kostenpost. Sinds 1 januari 2026 geldt voor hotelovernachtingen in Nederland 21% btw in plaats van 9%. Houd daar rekening mee in de begroting van de volgende editie.
Sponsoring, subsidies en bijdragen
Sponsors betalen soms in geld en soms in natura, met drank, apparatuur of een plek op het terrein in ruil voor zichtbaarheid. Subsidies en fondsen hebben eigen voorwaarden en een eigen verantwoording achteraf. Wij leggen per afspraak vast wat er tegenover staat, zodat de btw klopt en u bij de verantwoording van een subsidie de cijfers per editie direct bij de hand heeft.
Begroting en resultaat per editie
Voor elke editie maakt u een begroting; wij zetten de werkelijke cijfers ernaast, per kostenpost en per maand. Zo ziet u tijdens de voorbereiding al waar het afwijkt, en weet u na afloop precies wat de editie heeft opgeleverd. Sponsoring, subsidies en bijdragen krijgen een eigen plek, zodat ze niet tussen de kaartverkoop verdwijnen.
Stichting of bv?
Veel festivals beginnen als stichting, andere als bv of als onderdeel van een bestaand bedrijf. Elke vorm heeft eigen gevolgen voor de belasting, de verantwoording en het risico. Wij denken mee als u de structuur wilt herzien, bijvoorbeeld bij groei of een tweede festival. Werkt u ook met agencies, touring of muziekuitgeverij? Lees dan onze pagina over de hele evenementensector.
Veelgestelde vragen
Welk btw-tarief geldt voor de toegang tot ons festival?
Voor de toegang tot concerten en festivals geldt 9%. De verhoging die voor 2026 was aangekondigd, is niet doorgegaan.
Moeten wij loonheffing inhouden voor de artiesten?
Dat hangt af van met wie u contracteert en waar de artiest woont. Contracteert u rechtstreeks met een artiest via een kortlopende overeenkomst, dan in beginsel wel, tenzij u samen een opting-out heeft gesloten: schriftelijk, vóór de eerste betaling en alleen met een artiest die in Nederland woont. Voor artiesten uit een land waarmee Nederland een belastingverdrag heeft, geldt de regeling niet.
Kunnen jullie het resultaat per editie laten zien?
Ja. Wij richten Exact Online in met een project per editie en zetten de begroting ernaast. In het klantportaal ziet u daarnaast elke maand uw omzet, kosten en resultaat.
Hoe gaan jullie om met munten en cashless?
Dat richten wij per festival in, op basis van het systeem dat u gebruikt en de afspraken met de horeca. Belangrijk is dat opwaarderingen, verkopen en terugbetalingen elk een eigen plek krijgen, zodat de btw en de kas kloppen.