Wanneer overstappen verstandig is
- U krijgt de jaarrekening pas in de zomer, of nog later.
- Vragen blijven dagen liggen en u weet niet wie er aan uw dossier werkt.
- Er zijn correcties of naheffingen geweest die voorkomen hadden kunnen worden.
- Uw onderneming is internationaal gaan werken en uw boekhouder kent de BTW-regels daarvoor niet.
- U doet de boekhouding zelf in een pakket en het kost meer tijd dan het waard is.
Zo verloopt de overstap
1. Kennismaking
Een gesprek over uw onderneming, uw huidige administratie en wat u anders wilt. U krijgt een vaste prijs per maand en een startdatum.
2. Overdracht
Wij vragen de administratie op bij uw vorige boekhouder of exporteren die uit uw huidige pakket. Uw vorige boekhouder is verplicht mee te werken aan een nette overdracht; wij regelen dat contact als u dat prettig vindt.
3. Migratie naar Exact Online
Beginbalans, openstaande posten, vaste activa en de historie van het lopende jaar zetten wij over. Bankkoppelingen en de koppeling met uw facturatie- of kassasysteem richten wij in. Wij controleren de beginbalans tot op de cent en leggen verschillen met de vorige administratie vast, zodat die later verklaarbaar zijn.
4. Machtigingen en aangiftes
Wij worden gemachtigd voor de BTW-aangifte, de loonaangifte en de inkomsten- of vennootschapsbelasting. De eerstvolgende aangifte doen wij, ook als die over een periode gaat die nog deels bij uw vorige boekhouder lag.
5. Vaste werkwijze
Vanaf dat moment verwerken wij maandelijks, bewaken de termijnen en houden u op de hoogte via het Lucid Portaal, waar u vragen en openstaande punten terugziet.
Vanuit welk pakket dan ook
Wij migreren regelmatig vanuit e-boekhouden, Moneybird, MoneyMonk, Twinfield en Excel. De historie komt mee, zodat u in Exact Online ook eerdere jaren kunt raadplegen. Werkt u al in Exact Online, dan nemen wij de administratie over zonder migratie.
Midden in het jaar overstappen
Dat kan. Een overstap per 1 januari is administratief het eenvoudigst, maar een overstap per kwartaal komt vaak voor en is met een goede overdracht van de tussentijdse cijfers geen probleem. Een lopende BTW-aangifte of jaarrekening nemen wij dan over.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een overstap?
Meestal twee weken vanaf het moment dat wij de administratie ontvangen. Bij een volledige migratie met veel historie kan het langer duren, maar de lopende aangiftes gaan altijd door.
Moet ik mijn huidige boekhouder zelf opzeggen?
Ja, de opzegging doet u zelf. Wij helpen met de tekst en nemen daarna het contact over de overdracht van u over, als u dat wilt. Let op de opzegtermijn in uw overeenkomst.
Raak ik mijn historie kwijt?
Nee. Wij zetten de beginbalans en, waar mogelijk, de detailhistorie over naar Exact Online. Daarnaast bewaren wij de export van uw oude pakket in uw dossier, zodat alles binnen de wettelijke bewaartermijn beschikbaar blijft.
Wat kost het?
Een vaste prijs per maand, afhankelijk van de omvang en de rechtsvorm. De migratie zelf rekenen wij eenmalig; u weet het bedrag vóór de start.