Bij de start: kennismaken en uw dossier
Het begint met een vrijblijvende kennismaking, op kantoor in Breda of online. Gaan we samenwerken, dan krijgt u toegang tot het portaal. Daar accepteert u de algemene voorwaarden, de opdrachtbevestiging en de verwerkersovereenkomst, zodat vastligt wat wij voor u doen en hoe wij met uw gegevens omgaan.
Daarna vult u uw Wwft-dossier in. Als administratiekantoor vallen wij onder de Wwft, de wet tegen witwassen en terrorismefinanciering. Wij moeten daarom weten met wie wij zaken doen: wie de onderneming bezit, wat zij doet en waar het geld vandaan komt. U beantwoordt die vragen in het portaal; later vragen wij af en toe of alles nog klopt.
De identificatie doen wij in een kort videogesprek of op kantoor. Wij leggen vast dát en hoe u bent geïdentificeerd. Een kopie van uw paspoort of uw BSN komt niet in het portaal. Is het dossier compleet en beoordeeld, dan nemen wij uw administratie over; hoe dat gaat, leest u bij overstappen van boekhouder.
Bonnen insturen
Een bon of factuur stuurt u in als foto of als pdf, vanaf uw telefoon of computer. Daarna ziet u wat ermee gebeurt: ontvangen, in behandeling, of gekoppeld aan de betaling waar hij bij hoort. Stuurt u per ongeluk iets twee keer in, dan herkennen wij dat.
Vragen beantwoorden in het portaal
Soms zien wij een betaling waarvan niet duidelijk is waar hij bij hoort, of hebben wij een vraag over een factuur. Die vraag zetten wij in het portaal, met het bedrag en de datum erbij. U antwoordt in een paar woorden en voegt zo nodig de bon toe. Geen lange mailwisselingen, en u ziet altijd wat er nog openstaat.
Uw cijfers inzien
Is een maand verwerkt en door ons nagekeken, dan verschijnt hij in uw portaal: omzet, kosten, het resultaat en de btw die u opzij zet. Niet als een tabel vol rekeningnummers, maar met een zin die zegt wat het betekent. Zo weet u gedurende het jaar waar u staat, en komt de jaarrekening niet als verrassing.
Wat wij intussen doen
- Wij verwerken uw administratie in Exact Online, met de bankkoppeling en het archief erbij.
- Wij doen de btw-aangifte en de opgaaf ICP op tijd, sluitend op de administratie.
- Wij stellen na afloop van het jaar uw jaarrekening op en verzorgen de aangifte.
- Wij houden de termijnen bij en laten het u weten als iets uw aandacht vraagt.
Meer over wat wij overnemen en wat u zelf nog doet, leest u op de pagina boekhouding uitbesteden.
Veelgestelde vragen
Moet ik iets installeren?
Nee. Het portaal werkt in de browser, op uw computer en op uw telefoon. U logt in via portaal.lucid-admin.com.
Waarom moet ik een Wwft-dossier invullen?
Administratiekantoren vallen onder de Wwft. Die wet verplicht ons om vóór de start te weten met wie wij zaken doen. In het portaal vult u dat in; daarna vragen wij af en toe of het nog klopt.
Wanneer zie ik mijn cijfers?
Zodra wij een maand hebben verwerkt en nagekeken. Een maand die nog loopt, tonen wij bewust niet: die cijfers zijn dan nog niet compleet.
Wat als ik een vraag niet kan beantwoorden?
Schrijf dan wat u wél weet. Wij zoeken verder en nemen contact met u op als we u nodig hebben.